Акт уточнення найменування

Даний документ не є регламентованим документом, а є допоміжним з метою зробити перехід на назви NATO/SAP більш контрольованим.
В документі існує можливість імпортувати назви САП з файлу формату Excel.

1. Перше і основне : SAP чітко прив'язує назву до конкретної служби. В SF умовна “Цегла” має право знаходитись в різних службах.
   Цє означає, що просте перейменування приведе до того, що назва зміниться во всіх службах.
2. Друге : дослідна практика показала, що назви NATO/SAP більш узагальнюючі поняття.
   Наприклад були умовні “Цегла біла” та “Цегла червона”, то тепер це буде умовно “BRICK”. Це приводить до незручностей при ідентифікації реального найменування.
   
3. Тому зробити класичний документ “Акт уточнення номенклатури” по конкретній службі є неможливим.

Враховуюче вищезазначене, було прийнято рішення створити довідник “Назви NATO”, та співставляти його з діючими довідниками “ТМЦ” та “НА”.
До введення документу “Акт уточнення найменування” це можно було робити шляхом редагування реквізиту “Назва NATO” в відповідних довідниках (але це НЕ фіксувало службу, бо про цю умову небуло відомо).
Перед тим як використовувати цю можливість - необхідно включити константу Назви NATO.

1. Щоб максимально спростити перехід на нові назви та обійти можливі незручності.
2. Щоб прив'язати до служб назви, та відслідковувати цілостність цього аспекту (питання переміщення між службами виносимо за дужки).

Сервіс ➡️ Документи ➡️ Акт уточнення найменування
При натисканні кнопки «Додати новий елемент» відкривається вікно, в якому необхідно заповнити такі ключові поля:

1. Дата документа: Визначає точний момент, з якого нові найменування стають активними в системі та починають використовуватися в подальших операціях.
2. Служба: Вказуєте службу, по якій проводиться синхронізація та уточнення назв до стандартів NATO/SAP.
3. Ознака «Перейменувати» (Галочка): ⚠️ УВАГА (Критична опція): рекомендуємо галочку НЕ СТАВИТИ

• Якщо галочку СТАВИТИ: Нові назви перезапишуть дані не лише в спеціальному довіднику NATO/SAP, а й напряму в картках Нематеріальних Активів (НА) або Товарно-Матеріальних Цінностей (ТМЦ). При цьому першочергова (історична) назва в системі буде втрачена.
• Якщо галочку НЕ СТАВИТИ: Зміни фіксуються лише в допоміжному контурі довідника NATO/SAP для контрольованого переходу, зберігаючи оригінальні назви ТМЦ/НА в основному обліку.
  

Після вибору Дати та Служби на нижній панелі інструментів необхідно натиснути кнопку «Аналіз». Система автоматично завантажить у табличну частину все майно (ТМЦ та НА), закріплене за цією службою, та проведе перевірку на унікальність.
Для наочності система підсвічує рядки двома кольорами:

• 🟢 Зелений колір рядка: Означає, що ця картка майна задіяна виключно в обраній службі. Ви можете сміливо вносити або імпортувати для неї назву/код NATO/SAP.
• 🔴 Червоний колір рядка: Означає, що це майно зустрічається (дублюється) в інших службах підприємства. Система заблокує можливість вказати назву NATO/SAP для цього рядка. Система заблокує можливість вказати назву NATO/SAP для цього рядка.
  

Після того, як ви завантажили нові назви через Excel-файл (або внесли їх вручну для зелених рядків), необхідно завершити роботу з документом - Натиснувши кнопку «Застосувати».

Етап 1: Підготовка довідника «Назва SAP»
Перед початком роботи з документом необхідно переконатися, що всі нові коди та найменування вже внесені в систему.
1. Перейдіть Сервіс ➡️ Довідники ➡️ Назва SAP
2. Якщо потрібних позицій немає, можна виконайти масове завантаження: у правому верхньому кутку натисніть «Меню» ➡️ «Імпорт з Excel».
3. Завантажте файл, щоб наповнити базу актуальним переліком нових назв та кодів NATO/SAP.

Етап 2: Покроковий імпорт всередині документа
Коли довідник готовий, можна переходити до заповнення самого Акту уточнення найменування:
1. Заповніть шапку документа: Вкажіть дату та обов'язково оберіть потрібну службу.
2. Завантажте майно служби: На нижній панелі натисніть кнопку «Аналіз» (система затягне всі картки та підсвітить їх зеленим або червоним кольором).
3. Запустіть імпорт Excel: Клацніть правою кнопкою миші в шапці документа і у контекстному меню оберіть «Імпорт з Excel». У вікні, що відкрилося, вкажіть шлях до вашого підготовленого Excel-файлу. Важливо: Пропишіть латинськими літерами (наприклад, A, B, C), у яких саме колонках вашого Excel-файлу міститься необхідна інформація (наприклад: Код ТМЦ, Нова назва NATO, Код SAP, Код найменування в SmartFox).

Якщо після натискання кнопки «Застосувати» ви виявили, що назва, код чи інший показник були внесені з помилкою, можна відредагувати акт.
1. Відкрийте той самий документ «Акт уточнення найменування», в якому було допущено помилку.
2. Клацніть правою кнопкою миші в шапці документа і у контекстному меню, що з'явиться, оберіть пункт «Зняти Застосовано» (після цього документ знову перейде в режим редагування)
3. Внесіть необхідні виправлення в дані.
4. Після виправлення помилок знову натисніть кнопку «Застосувати», щоб нові правильні назви набрали чинності.
⚠️ Важливе правило редагування документа: Ви можете редагувати, виправляти помилки або змінювати назви NATO/SAP виключно для тих позицій майна, які вже є в списку цього документа.
Якщо вам потрібно внести новий перелік майна по тій самій чи іншій службі, для цього необхідно створити новий (окремий) документ «Акт уточнення найменування» через кнопку «Додати новий елемент».