Документ використовується для нарахування та відображання сум, які віднесені на рахунок винних осіб за нестачі, встановлені при інвентаризації/розслідуванні для відшкодування завданих збитків.

В плані рахунків потрібно завести субрахунок 2115 з наступною аналітикою:
- Джерела фінансування
- КЕКВ
- Фізичні особи
- Служба
- Документ
- Найменування надходжень до спецфонду
- КВ+НВК

Далі використовуємо Сервіс –> Документи –> ВЧ:Збитки.
Заповнюємо шапку документа, де зазначаємо номер та дату наказу, у якому вказані винні особи. У табличній частині конкретизуємо особу вказавши суму з уточненням по якій службі та напрямку використання коштів встановлені завдані збитки.

При необхідності передачі нарахованих збитків на іншу частину необхідно знайти попередній наказ, де були нараховані збитки по конкретній особі, права кнопка миші –> Введення на підставі –> ВЧ:Нарахування збитків –> Вибрати у новому документі заповнюємо наказ, проставляємо Дт рахунку(7211/5512) залежності, коли були нараховані збитки у звітному році чи в минулому.
В даному випадку “Типом документу” потрібно обрати - 1-Передані на іншу В/Ч.

При списанні збитків внаслідок неплатоспроможності чи визнана безнадійною потрібно стати на наказ, де були нараховані першочергові збитки, права кнопка миші –> Введення на підставі –> ВЧ:Нарахування збитків –> Вибрати у новому документі заповнюємо наказ, проставляємо Дт рахунку (5512), у полі “Тип документу” вказуємо - 2-Списано заборгованість.

Для вірного проведення і відображення в обігово-сальдовій відомості рахунку 2115 по матеріальним збиткам пропонуємо в плані рахунків додати ще одни рахунок з назвою 2115/тр де аналітика буде лише:
- Джерело фінансування
- КЕКВ
З цього маємо, що в меморіальних ордерах 2 “Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду на рахунка держказначейства України” і 5 “Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій” буде використовуватися транзитний рахунок 2115/тр/, а в МО 3 “Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду на рахунка держказначейства України” і у МО 4 Накопичувальна відомість за розрахунками з дебіторами та 14 “Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду суб'єктів державного сектору” застосовується рахунок з повною аналітикою 2115.

При сплаті до бюджету коштів, які утримано з винної особи по переплаті ГЗ з загального фонду, рекомендуємо при нарахуванні збітків застосовувати разунок обліку 2115/ПГЗ який кореспондується з рахунком 6312/ПГЗ.
Аналітика на 2115/ПГЗ:
- Джерело фінансування
- КЕКВ
- Фізична особа.
Аналітика на 6312/ПГЗ:
- Джерело фінансування
- КЕКВ
- Код видатків
- Номер бюджетної підпрограми.