Також дивіться облік матеріальних цінностей

Усі надходження основних об'єктів, запасів фіксуються документом Прибуткова накладна і проплата актів виконаних робіт (послуг) теж заносяться даним документом.

• Тип надходження:
  

0-ТМЦ/послуги - використовується для оприбуткування на баланс малоцінних, швидкозношуваних предметів (рахунки 15.. та 18.. класу) та фіксування отриманих послуг (рахунок ДТ 8… класу)
1-НА - Основні засоби оприбутковуються на баланс без введення в експлуатацію (при придбані, використовується рахунок 13.. класу, а при благодійному надходженні та при операціях з внутрівідомчої передачі рахунки 10.. та 11.. класу)
2-НА вв.в експ - Оприбутковані основні засоби відразу зараховуються на баланс і вводяться в експлуатацію (в ДТ зазначаються рахунки 10.. або 11.. класу, при придбані в графі Через рахунок 1311/12 зазначаємо відповідний рахунок 13.. класу для здійснення відповідних проводок з введення в експлуатаціюНА)
!!! Також рекомендуємо, якщо в банківських виписках гроші надходять (фінансують) на 7… клас, то у графі Рахунок доходів для вил.ЦФ проставити відповідний рахунок доходів (наприклад: ДТ 7011 КТ5411). Це вилучення можна здійснити ще при введені в експлуатацію в Переміщенні/списанні, але лише в одному із цих документів!!!!!!.

• Тип документа:
  

0-Придбано - використовуємо у тому випадку коли установа буде проплочувати кошти (брати юридичні, фінансові зобов'язання) за товар чи надану послугу.
1-Центр.пост/Внутр.відомча передача - зазначається у разі отримання майна в межах органу, уповноваженого управляти об'єктами державної (комунальної) власності.
2-Безоплатно отримані(Благодійка) - коли відображаємо на балансі безоплатно отримані активи. (формується і подається до органів Казначейства довідки в натуральній формі з ККД 25020100, 25020200…)
4-Власні надходження - оприбуткування активів, раніше не врахованих на балансі, а також отриманих від ліквідації та розбирання необоротних активів, які передбачається реалізувати (металобрухт, макулатура, тощо), також під цю категорію припадає Трофейне майно (формується і подається до органів Казначейства довідки в натуральній формі з ККД 25010400)

При оприбутківанні основних засобів і інших необоротних матеріальних активів, які установа придбала потрібно робити вилучення цільового фінансування (ЦФ).
Саме цільове фінансування можна показувати у банківській виписці, або робити вилучення ЦФ у прибутковій накладні, або в документі переміщення/списання з видом документа - 3-Введення в експлуатацію. Але лише в одному з цих документів!
!!! Рекомендуємо здійснювати вилучення ЦФ у ПРИБУТКОВІЙ НАКЛАДНІЙ, оскільки в даному документі явно видно, що на облік оприбутковуємо НА!

Залежно від фонду маємо використати такі субрахунки з довідника “Плану рахунків”:
Для закуплених НА по Загальний фонд (форма бюджетної звітності 2) і Фонд розвитку (форма бюджетної звітності 4-3) - 7011
Субвенція (форма бюджетної звітності 4-4) - 7512 (якщо кошти надійшли в поточному році) або 5512 (якщо майно закуплене за залишок коштів минулих років)
Благодіні (форма бюджетної звітності 4-2) - 7511 (якщо кошти надійшли в поточному році) або 5512 (якщо майно закуплене за залишок коштів минулих років)
Спецфонд (платні послуги)(форма бюджетної звітності 4-1) - 5512 (якщо майно закуплене за залишок коштів минулих років)
якщо кошти надійшли в поточному році, то рахунок залежить від ККД (код класифікації доходу) по якому надійшли кошти:
25010100 - 7111
25010200 - 7112
25010300 - 7411
25010400 - 7211
602100 - 5512

Для оприбуткування примусово відчуженого майна потрібно у програмі створити нове джерело фінансування, яке назвати “ЦП Відчужене”.
Далі у прибутковій накладній заповнюєте шапку документа, де:
- Тип документа - 1-Центр.пост/Внутр.відомча передача
- Постачальник - Контрагент у кого було примусово відчужене майно
- Джерело фінансування - ЦП Відчужене
- Рахунок КТ- 6016 (проставляється автоматично)
Далі заповнюєте табличну частину, де вказуєте потрібне майно на потрібних рахунках.

При оприбуткуванні основних засобів, які надійшли із зносом потрібно вірно занести суми амортизації:

Коли редагуєте довідку в натуральній формі, яка уже прийнята органами Казначейства, тобто робите довідку зміни до кошторису з “-” та “+”, або контрагент повернув кошти, за проплачені товари/послуги:
Впевніться, що по даному майну, яке було поставлено на балансовий облік з помилкою (не відповідність КЕКВ, КПКВ і т.п.), чи повернено контрагенту не було здійснено ніякого руху (введення в експлуатацію, переміщення, списання тощо), потім зайдіть в прибуткові накладні і відшукайте саме ту прибуткову накладну, яка занесена з невідповідними даними, або, яку потрібно повернути контрагенту –> виділіть її (станьте на неї) –> права кнопка миші –> Введення на підставі –> Прибуткова накладна.
Цими діями створюється нова прибуткова накладна з позначкою “Повернення”, яка здійснює проводки сторно. В ній ставите потрібну дату повернення (дата нової довідки про зміни). При необхідності заводите нову прибуткову накладну з вірними показниками.

Дт 2113   Кт 2313   && БВ - передплата(аванс)
Дт 6211   Кт 2113   && ПрНакл - закриття авансу
Дт 8013   Кт 6211   && ПрНакл - отриманя послуг(або ТМЦ/НА)

Якщо потрібно занести активи на балансові рахунки, а при цьому необхідно, щоб товари пройшли оборот по забалансовому рахунку, необхідно при заповненні табличної частини поставити відмітку Оборот по 021. Це здійснить відображення активів на балансі і оборот всієї суми (по накладній) на 021 рахунку.

Якщо при придбанні активів чи в оплаті послуг застосовується співфінансування, то це потрібно вказати у прибутковій накладні.
Заповнюючи шапку документа зазначаємо головне джерело фінансування (де більший відсоток фінансування), а при заповнені табличної частини:
* в лівій частині прописуємо повну вартість об'єкта і кількість
* в правій - ставимо галочку в т.ч.Співфінансування і заповнюємо головні поля для заповнення. Проставляємо додаткове джерело фінансування, суму самого співфінансування і меморіальний ордер (6) в якому буде відображено розрахунок з кредитором.

Увага!!! Не рекомендуємо оприбутковувати об'єкти ОЗ за різними джерелами фінансування та (або) кодами коштів.
Для початку визначаємо джерело фінансування на якому буде в подальшому обліковуватися основний засіб чи інший необоротний матеріальний актив (наприклад: з якого було використано більше коштів). Далі закриваємо наше співфінансування додатковими проводками:

Дт 5411 - Кт 6211
Дт 7… - Кт 5411 - на від'ємну суму співфінансування для обраного ДФ на якому обліковується НА

Дт 5411 - Кт 6211
Дт 7… - Кт 5411 - на суму співфінансування для “другорядного” ДФ

Якщо в одній накладній потрібно зазначити однакові основні засоби, тобто 10 класу в плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі №1219, і вони будуть обліковуватися на одному складі, чи на одній матеріальній особі тоді:
в табличній частині завести одну таку позицію потім по цьому рядку права кнопка миші і вибрати із запропонованого меню Додати по шаблону n…рядків, прописуємо скільки ще потрібно додати позицій. Цією дією буде автоматично додано картки і згенеровані для них інвентарні номери.
Введення списком дасть змогу вибрати уже існуючі інвентарні картки.

Існує можливість імпортувати дані по об'єктам (НА чи ТМЦ) у табличну частину прибуткової накладної. Для цього потрібен xls-файл з необхідною інформацією (найменування, ціна, кількість тощо).

Після заповнення шапки документу, потрібно викликати контекстне меню шапки (на сірому фоні права кнопка миші) у діалозі прописати назву колонок, які відповідають за конкретну інформацію (назва колонок має бути занесена латинськими літерами). Підрозділ і місце зберігання (МВО) можна вибрати з довідників у програмі. Далі обираємо рахунок обліку, на якому будуть оприбутковуватися активи –> вказуємо сам Excel.
Якщо у файлі є декілька рахунків (1015, 1116..) їх можна імпортувати в одну і ту саму накладну по черзі. Обов'язкова інформація, яка повинна бути у xls-файлі.