Smartfox

На відміну від опису попереднього розділу Грошові кошти, розгляд цього буде вестись з точки зору рекомендацій по роботі з різними типами об'єктів обліку.

• Надходження
• Автоматична генерація інвентарного/номенклатурного номеру НА
• Видатки (Переміщення / Списання)

Факт придбання фіксується документом Прибуткова накладна з відповідно заповненими реквізитами :

• Тип документа 1-Централізована поставка
  1. Тип надходження 0-ТМЦ (Рахунок КТ 6611 при передачі від інших; 5512-В разі передачі при відокремленні від вищестоящої організації при відділені МО 17 Джерело фінансування - ЦП; В разі централізованої передачі по закупці МОУ (в документах по передачі вказано 021) - ЦП ЦЗМОУ В ТЧ вказуємо рахунки по матеріальним цінностям (15..,18..)
  2. Тип надходження 1-НА, 2-НА Введення в експлуатацію (2 - коли одразу вводимо в експлуатацію (тобто буде нараховуватися знос) новий об'єкт, або коли отримуємо об'єкт вже зі зносом (тоді в ТЧ маємо вказати знос, з яким об'єкт передали) Рахунок КТ 5111 МО 17 Джерело фінансування - ЦП; В разі централізованої передачі по закупці МОУ (в документах по передачі вказано 021) - ЦП ЦЗМОУ
     

Коли надходять активи для розподілу (рахунок 1815)

1. НА відразу ставимо на облік і вводимо в експлуатацію
   Тип надходження 2-НА Введення в експлуатацію, рахунок КТ 5111 та в полі “Через рахунок” вказуємо 1815/інв в якого в аналітиці Субконто6 НА, а в табличній частині зазначаємо потрібний рахунок обліку основного засобу.
2. НА ставимо на облік, а введення в експлуатацію буде здійснене пізніше
   Тип надходження 0-ТМЦ/послуги, рахунок КТ 6611, а в табличній частині зазначаємо рахунок 1815 в якого в аналітиці Субконто6 ТМЦ
   Такі активи для розподілу вводяться в експлуатацію документом НА:Введення в експлуатацію (ЦП)
   
   

Для оприбуткування примусово відчуженого майна потрібно у програмі створити нове джерело фінансування, яке назвати “ЦП Відчужене”.
Далі у прибутковій накладній заповнюєте шапку документа, де:
- Тип документа - 1-Центр.пост/Внутр.відомча передача
- Постачальник - Контрагент у кого було примусово відчужене майно
- Джерело фінансування - ЦП Відчужене
- Рахунок КТ- 6016 (проставляється автоматично)
Далі заповнюєте табличну частину, де вказуєте потрібне майно на потрібних рахунках.

• Тип документа 2-Безоплатно отримані (Благодійка)
  1. Рахунок КТ - 2117, 6415 , “Натуральна форма”, має бути довідка з казначейства і в подальшому рознесена банківська виписка. Ордер 4,6
  2. Рахунок КТ - 7511 напряму без проведення довідки з казначейства в банківській виписці. Ордер 14
  3. Джерело фінансування в обох випадках “Благодійка”

До погодження гуманітарної допомоги, активи облікуються на позабалансовому рахунку 021. В цьому випадку в прибутковій накладній:
Тип надходження 0-ТМЦ/послуги чи 1-НА, в залежності, що вам надійшло запаси чи основні засоби, інші необоротні матеріальні активи
Тип документа 3-Забалансовий облік
Постачальник вказуєте контрагента, який надав благодійне майно
Джерело фінансування вибираєте те джерело фінансування по якому потім буде сформована довідка в натуральній формі.
Рахунок ДТ для запасів обераєте 021/тмц (має бути аналітика по даному рахунку така як на рахунках запасів), а для ОЗ/ІНМА - рахунок 021/інв (має бути аналітика по даному рахунку така як на рахунках 11 класу). Ще обовязково зазначаємо Код видатків та Напрямок використання коштів
!!! Звертаємо увагу на те, щоб в довідниках НА та ТМЦ використовувалося заведення активів у відповідних папках рахунків, тобто вибираючи актив заповнюєте його назву в тій папці на якому буде обліковуватися актив після подачі довідки в натуральній формі, а для НА відразу генеруєте інвентарний чи номенклатурний номер. Це необхідно для автоматичного оприбуткування благодійки на балансові рахунки

При оприбуткуванні безоплатно отриманих активів на позабалансовому рахунку 021 перед подачею до Казначейства довідки про надходження в натуральній формі потрібно списати з позабалансового обліку і оприбуткувати на відповідні балансові рахунки. Для цього необхідно:

1 – якщо не відбувалося жодного руху (переміщення) по рахунку 021
В «прибутковій накладні» натиснути меню та вибрати підпункт «Списати за баланс 021»
В «переміщення/списання» стати на документ який сформувався і натиснути праву кнопку миші, і у мені, що з’явилося вибрати підпункт «Створити прибуткові накладні».
2 – були здійснені переміщення на позабалансовому рахунку 021
В «переміщення/списання» створити новий документ списання, у якому будуть потрібні активи для оприбуткування на баланс та провести його. → Стати на даний і натиснути праву кнопку миші, і у мені, що з’явилося вибрати підпункт «Створити прибуткові накладні».

!!! Відповідь на дане запитання ТАК у новій прибутковій накладні в типі надходження буде застосована ознака 2-НА вв. в експ. (тобто усі ОЗ цією датою будуть введені в експлуатацію та буде нарахована амортизація 50% на ІНМА (рах.1112,1113,1114)), а при відповіді НІ – тип надходження буде 1-НА (тобто ОЗ не будуть введені в експлуатацію і знос нараховуватися на них теж ще не буду).

Коли редагуєте довідку в натуральній формі, яка уже прийнята органами Казначейства, тобто робите довідку зміни до кошторису з “-” та “+”, або контрагент повернув кошти, за проплачені товари/послуги:
Впевніться, що по даному майну, яке було поставлено на балансовий облік з помилкою (не відповідність КЕКВ, КПКВ і т.п.), чи повернено контрагенту не було здійснено ніякого руху (введення в експлуатацію, переміщення, списання тощо), потім зайдіть в прибуткові накладні і відшукайте саме ту прибуткову накладну, яка занесена з невідповідними даними, або, яку потрібно повернути контрагенту –> виділіть її (станьте на неї) –> права кнопка миші –> Введення на підставі –> Прибуткова накладна.
Цими діями створюється нова прибуткова накладна з позначкою “Повернення”, яка здійснює проводки сторно. В ній ставите потрібну дату повернення (дата нової довідки про зміни). При необхідності заводите нову прибуткову накладну з вірними показниками.

• Тип документа 4-Власні надходження
  1. При оприбуткуванні трофейного майна обов’язково заповнюємо графу Рахунок доходів для вил.ЦФ - 7211 (при коді класифікації доходів 25010400).

Таблична частина (ТЧ) - заповнення реквізитів :

• Рахунок ДТ - 1311
• ТМЦ/Актив - відповідний об'єкт з довідника Необігових активів (НА)
• Місце зберігання - де буде “обраховуватись” ТМЦ/актив до введення в експлуатацію

ТМЦ/Актив (стрілка 1) довідник Необігові активи (НА) - додавання нового об'єкту Рекомендація

При роботі з довідником НА притримуватись ієрархічної структури з одним рівнем, де рівень визначає папка з найменуванням номера рахунку, в якій будуть зберігатися інвентарні відповідні картки об'єктів (це не обов'язково, але практика показала зручність такого підходу).

Місце зберігання (стрілка 2) довідник Місця зберігання - додавання нового об'єкту

Якщо в одній накладній потрібно зазначити однакові основні засоби, тобто 10 класу в плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі №1219, і вони будуть обліковуватися на одному складі, чи на одній матеріальній особі тоді:
в табличній частині завести одну таку позицію потім по цьому рядку права кнопка миші і вибрати із запропонованого меню Додати по шаблону n…рядків, прописуємо скільки ще потрібно додати позицій. Цією дією буде автоматично додано картки і згенеровані для них інвентарні номери.
Введення списком дасть змогу вибрати уже існуючі інвентарні картки.

При оприбуткуванні основних засобів, які надійшли із зносом потрібно вірно занести суми амортизації:

На 10 клас рахунку “Основні засоби” використовуємо інвентарний номер, тобто один об'єкт один інвентарний номер!!!
Для 11 класу “Інші необоротні матеріальні активи” можемо використовувати, як інвентарний номер, так і номенклатурний. Коли застосовуємо номенклатурний номер можемо обліковувати ІНМА декілька штук на один номер.
!!! Для автоматичної генерації номера потрібно в Константах здійснити певне налаштування:
Заходимо Сервіс –> Константи (Якщо перелік констант маленький –> потрібно в правому нижньому кутку зняти V Актуальні) –> знаходимо стрічку НА: Шаблон інв/номнру ІНМА та НА: Шаблон інв/номнру ОЗ –> клікаємо по ній двічі лівою кнопкою мишки і з переліка вибираємо шаблон номеру, де СчУч-це беде номер з Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі; Гр1-номер групи НА, і ПорN4-кількість знаків порядкового номеру (наприклад 101480001).

Амортизація на рахунки 11-го класу (Інші необоротні матеріальні активи), окрім рахунку 1116 (Необоротні матеріальні активи спеціального призначення) нараховується при введенні активу в експлуатацію 50% від його вартості, а інші 50% при вибутті об'єкту з обліку.
Нарахування амортизації на 10-тий клас рахунків (Основні засоби) і рахунок 1116 (Необоротні матеріальні активи спеціального призначення) здійснюється протягом усього строку корисного використання (експлуатації) об'єкта і розпочинається з місяця, наступного за місяцем, у якому об'єкт став придатним для корисного використання та введений в експлуатацію.
Дана амортизація нараховується згідно розпорядчого документі про облікову політику на дату балансу щокварталу або на річну дату балансу та при вибутті об'єкта в місяці його вибуття.
В меню ТМЦ та НА вибрати підпункт меню Нарахування амортизації ОЗ додати новий елемент. У вікні НА:Нарахування зносу в стрічці “Дата документа” вказуєте останній день року або кварталу(якщо нарахування амортизації відбувається раз у квартал), “Початок/Кінець періоду” буде повний рік, або межі відповідного кварталу. Якщо знос потрібно нарахувати по відповідній службі то вказуємо її у рядку “Служба”, обираємо меморіальний ордер, в якому буде відображатися нарахування амортизації по основним засобам (зазвичай це МО№17), далі в правому верхньому кутку натискаємо Меню і обираємо Нарахування зносу. Нараховуємо знос окремо по 10-тим рахункам і 1116, якщо потрібно нарахувати амортизацію по кожному рахунку окремо, то вказуємо конкретний рахунок. В цьому випадку амортизація нараховується автоматично згідно норми зносу по об'єктно.

При необхідності нарахувати свою суму зносу на ОЗ:
в шапці документу після зазначення меморіального ордеру проставляєте галочку Ручний та додаєте по об'єктно необхідні суми.

При необхідності у введені майна по категоріям, заводському номері, серії тощо потрібно на рахунках активів у “Плані рахунків” додати додаткову характеристику.

Зайти у програму під ім'ям “АДМІНІСТРАТОР”

“Сервіс” –> “План рахунків” –> стати на необхідний рахунок (наприклад на 1515) –> редагувати –> на сірому фоні права кнопка миші “Встановити субконто” і у рядку “Додаткова характеристика” проставити галочки на потрібних характеристиках.

• Вид документу 1-Переміщення
  1. Внутрішнє переміщення (для ВЧ навіть між своїми частинами, які на забезпеченні)
• Вид документу 2-Списання
  1. У випадку списання на власні потреби, заповнюємо обов'язкові поля, поле Отримувач не заповнюємо
  2. У випадку передачі на інших (не свої підприємства, інші ВЧ), обов'язково вказуємо поле Отримувач
• Вид документу 3-Введення в експлуатацію
  1. Для раніше не введених об'єктів

Таблична частина (ТЧ) - Додати новий елемент :

• відкривається додаткове вікно Підбір, в якому навпроти потрібних об'єктів вказуємо кількість для списання/переміщення

При виявленні помилки в бухгалтерських обліку за попередній звітний період (подвійне заведення одного і того самого документу) необхідно знайти “не вірний” документ, в якому допущена невідповідність, виділити його і натиснути праву кнопку миші –> в додатковому меню вибрати . Завдяки цій дії буде створено операцію, в якій буде сторновано все по вибраному документу, при необхідності можна корегувати суми. З створеної операції є змого роздрукувати бухгалтерську довідку.