На відміну від опису попереднього розділу Грошові кошти, розгляд цього буде вестись з точки зору рекомендацій по роботі з різними типами об'єктів обліку.

• Надходження
• Автоматична генерація інвентарного/номенклатурного номеру НА
• Видатки (Переміщення / Списання)

Факт отримання матеріалів фіксується документом Прибуткова накладна з відповідно заповненими реквізитами.

При оприбуткуванні майна, отриманого за операціями з внутрівідомчої передачі, в шапці документа потрібно зазначити:

1. Тип документа - 1-Центр.пост/Внутр.відомча передача
2. Джерело фінансування - Оберіть необхідне джерело із назвою ЦП….
   
3. МО (Меморіальний ордер) - 17.
   
4. Тип надходження - Оберіть один із варіантів залежно від виду активів:
   

– 0-ТМЦ Рахунок кредиту (КТ) зазначається автоматично з відповідного поля джерела фінансування (“Рахунок витрат Матеріали” - це може бути 6611 або 5512.
В табличній частині (ТЧ) вкажіть рахунки матеріальних цінностей (15..,18..).
– 1-НА або НА+ТМЦ з одним КЕКВ - Рахунок кредиту (КТ) – 5111В ТЧ заповніть рахунки дебету 10.. або 11... Також можуть бути зазначені активи для розподілу 1815/інв (рахунок обов'язково має бути з аналітикою «НА»).
При надходженні на рахунки капітальних інвестицій (13..) у кредиті вказуйте 5511 або 5512.
– 2-НА вв.в експ або НА+ТМЦ з одним КЕКВ - Рахунок кредиту (КТ) – 5111, в ТЧ заповніть рахунки дебету 10.. або 11... Щоб автоматично сформувати всі необхідні проводки з введення в експлуатацію активу для розподілу, в шапці прибуткової накладної у полі “Через рахунок 1815” вкажіть 1815/інв (рахунок обов'язково має бути з аналітикою НА).

Порядок роботи з активами для розподілу (рахунок 1815)
Залежно від господарської операції оберіть один із двох сценаріїв:

1. НА відразу зараховується на облік та вводиться в експлуатацію
   Тип надходження 2-НА вв.в експ або НА+ТМЦ з одним КЕКВ. Рахунок кредиту (КТ) – 5111. Поле “Через рахунок” – вкажіть 1815/інв який в аналітиці (Субконто6) має маркування НА. Таблична частина (ТЧ) – Зазначте відповідний дебетовий рахунок обліку основного засобу (10.., 11..).
2. НА зараховується на облік, а введення в експлуатацію відбудеться пізніше
   Тип надходження 0-ТМЦ/послуги. Рахунок кредиту (КТ) – 6611, Таблична частина (ТЧ) – Зазначте рахунок 1815, який в аналітиці (Субконто6) має маркуванняТМЦ
   Такі активи для розподілу вводяться в експлуатацію окремим документом НА:Введення в експлуатацію (ЦП)
   

Перед створенням документів необхідно переконатися, що в програмі наявне потрібне джерело фінансування “ЦП Відчужене”. Якщо такого джерела немає, додайте його до довідника, заповнивши всі реквізити за зразком.
Створіть прибуткову накладну та зазначте в шапці документа такі обов'язкові параметри:
- Тип документа - 1-Центр.пост/Внутр.відомча передача
- Постачальник - Оберіть контрагента, у якого було примусово відчужено майно.
- Джерело фінансування - ЦП Відчужене
- Рахунок кредиту (КТ)- 6016 (заповнюється програмою автоматично після вибору джерела фінансування)
- МО (Меморіальний ордер) - 17.
Далі заповнюєте табличну частину, внесіть перелік отриманого майна, розподіливши його за відповідними рахунками обліку.

Перед початком створення документів обов'язково переконайтеся, що в системі наявне та коректно налаштоване необхідне джерело фінансування «ЦП від держ. установ». Якщо такого джерела немає, додайте його до довідника, заповнивши всі реквізити за зразком. ⚠️ Зверніть увагу на важливий реквізит: У полі “Рахунок витрат Матеріали” зазвичай прописується рахунок 5512, але за потреби можна вказати рахунок 6611, конкретний вибір рахунку для цього поля визначається бухгалтерською політикою вашої установи.
Створіть нову прибуткову накладну та обов'язково пропишіть у шапці документа такі обов'язкові параметри для коректного формування бухгалтерських проводок:
- Тип документа - 1-Центр.пост/Внутр.відомча передача
- Постачальник - У даному полі оберіть контрагента - державну установу, яка безкоштовно надала майно.
- Джерело фінансування - ЦП від держ. установ
- Рахунок кредиту (КТ)- рахунок залежить від типу отриманого майна та налаштувань вашого джерела фінансування:

• 5111 — якщо оприбутковуються основні засоби чи інші необоротні матеріальні активи (формується внесок до капіталу);
• 5512 або 6611 — якщо оприбутковуються запаси, матеріали чи інші ТМЦ.
  

- МО (Меморіальний ордер) - 17.
Далі заповнюєте табличну частину, внесіть перелік отриманого майна, розподіливши його за відповідними рахунками обліку.

При оформленні операцій із безоплатного отримання майна (благодійної допомоги) у прибутковій накладній зазначаються такі обов'язкові параметри:

- Дата реєстрації - вказуєте дату довідки в натуральній формі.
- Тип документа - 2-Безоплатно отримані (Благодійка)
- Постачальник - Оберіть контрагента, який надав вам майно.
- Джерело фінансування - Благодійні
- Рахунок кредиту (КТ)- 2117 або 6415 (Обов'язково формується та подається довідка про надходження в натуральній формі до органів Державної казначейської служби (ДКСУ) по ККД 25020100)
- МО (Меморіальний ордер) - 4 або 6/2.
На підставі підтверджених казначейством документів у подальшому в програмі розноситься банківська виписка для закриття розрахунків.

Процес оприбуткування вилученого майна в цілому аналогічний оформленню благодійної допомоги, але має дві важливі особливості щодо джерела фінансування та коду доходів бюджету.
При заповненні прибуткової накладної зазначте такі параметри:
- Дата реєстрації - вказуєте дату довідки в натуральній формі.
- Тип документа - 2-Безоплатно отримані (Благодійка)
- Джерело фінансування - Оберіть допоміжне джерело Вилучене.
- Рахунок кредиту (КТ)- 2117 або 6415
- МО (Меморіальний ордер) - 4 або 6/2.
Як і при благодійній допомозі, обов'язково подається довідка до органів Державної казначейської служби (ДКСУ) та згодом розноситься банківська виписка. (Довідка про надходження в натуральній формі проходить по ККД (Код класифікації доходів бюджету) 25020200.)

До категорії власних надходжень в установі належать такі господарські операції:
- Оприбуткування трофейного майна
- Оприбуткування майна, отриманого внаслідок розукомплектування (розбирання) об'єктів
- Оприбуткування лишків, виявлених під час інвентаризації

При оформленні таких операцій у прибутковій накладній зазначаються такі обов'язкові параметри:
- Дата реєстрації - вказуєте дату довідки в натуральній формі.
- Тип документа - 4-Власні надходження
- Джерело фінансування - Спецфонд. Для кращого розмежування майна спеціального фонду до кожної категорії надходжень доцільно створити допоміжні аналітичні джерела: Трофейне майно, Лишки, Розбирання тощо.
- Постачальник - Власна установа
- Рахунок кредиту (КТ)- 2117
- МО (Меморіальний ордер) - 4
- Рахунок доходів для вил.ЦФ - при оприбуткуванні необоротних активів (НА) в даному полі необхідно вручну вказати субрахунок доходів, через який проходить надходження.
Вибір рахунку залежить від Коду класифікації доходів бюджету (ККД):

При оприбуткуванні майна за джерелами фінансування, які відображаються у формах бюджетної звітності № 4-1 та № 4-2д, обов'язково потрібно заповнити другу табличну частину в прибутковій накладній.
1. Перейдіть на вкладку «ЗВСФ» у документі.
2. Натисніть кнопку «Додати» для створення нового елемента.
3. Програма автоматично підтягне загальну суму з основної табличної частини прибуткової накладної.
4. Обов'язково перевірте правильність таких реквізитів: ККД (Код класифікації доходів бюджету), Номер бюджетної підпрограми.
Важливо щодо джерел фінансування: Якщо в шапці прибуткової накладної ви використовували допоміжне джерело фінансування (наприклад, Вилучене майно), то у вкладці «ЗВСФ» необхідно вказати відповідне основне джерело фінансування (наприклад, Благодійні).

До моменту подання довідки в натуральній формі до органів УДКСУ (на етапі очікування погодження) всі отримані активи обліковуються на позабалансовому рахунку 021. При оформленні прибуткової накладної заповніть реквізити відповідно до такого алгоритму:
Тип надходження 0-ТМЦ/послуги чи 1-НА, в залежності, що вам надійшло запаси чи основні засоби, інші необоротні матеріальні активи
Тип документа 3-Забалансовий облік
Постачальник вказуєте контрагента, який надав благодійне майно
Джерело фінансування Оберіть те джерело фінансування, за яким у подальшому буде обліковуватися майно на балансі.

Заповнення табличної частини та вибір рахунку дебету (ДТ)
- для запасів оберіть рахунок дебету 021/тмц
Важливо: Аналітика за цим рахунком має повністю збігатися з аналітикою, що використовується на балансових рахунках обліку запасів.
- для ОЗ/ІНМА - оберіть рахунок дебету 021/інв
Важливо: Аналітика за цим рахунком має повністю збігатися з аналітикою, що використовується на балансових рахунках 11 класу.
В табличній частині (ТЧ) обов'язкові аналітичні поля такі, як Код видатків та Напрямок використання коштів
⚠️ Важливі правила роботи з довідниками (для автоматизації балансового обліку)
Щоб у подальшому програма змогла автоматично перенести благодійну допомогу з позабалансу на балансові рахунки, суворо дотримуйтесь таких правил при створенні карток активів:
1. Групування в папках: У довідниках «НА» та «ТМЦ» створюйте або вибирайте активи суворо у тих папках рахунків, де вони будуть обліковуватися на балансі після подачі довідки в натуральній формі.
2. Для необоротних активів (НА): При створенні картки в довіднику відразу генеруйте інвентарний або номенклатурний номер.

Перед поданням до органів Державної казначейської служби (ДКСУ) довідки про надходження в натуральній формі, активи, які обліковувалися на позабалансовому рахунку 021, необхідно списати з позабалансового обліку та оприбуткувати на відповідні балансові рахунки. Для цього необхідно:

Варіант 1. Якщо внутрішнього переміщення за рахунком 021 не відбувалося Цей алгоритм застосовується, якщо з моменту первинного оприбуткування майна за ним не фіксувалося жодного руху (переміщення) в програмі.
У «прибутковій накладні» в правому верхньому кутку натисніть кнопку «Меню» та вибрати підпункт «Списати забаланс 021»

У діалоговому вікні, що відкриється, заповніть параметри фільтрації:
Період або дату, в межах яких накладні було проведено на позабалансовий облік та за якими вже підтверджено довідку в натуральній формі. Джерело фінансування та Службу.
У наступному вікні відобразиться перелік активів. Виберіть зі списку майно, яке увійшло до казначейської довідки.
Підказка: Якщо погоджено абсолютно все майно зі списку, натисніть двічі лівою кнопкою миші на найперший квадратик — це дозволить автоматично відмітити галочками всі позиції одночасно.

Перейдіть до журналу документів «переміщення/списання». Знайдіть автоматично сформований документ, виділіть його курсором та натисніть праву кнопку миші. У контекстному меню, що з’явилося, оберіть підпункт «Створити прибуткові накладні» для остаточного зарахування майна на балансові рахунки установи.
Додатково (за потреби): У вікні, що відкриється, ви можете власноруч вказати номер та назву листа, на підставі якого було отримано офіційне погодження на натуральну форму.
Далі вкажіть вид надходження до спеціального фонду — це необхідно для автоматичного заповнення та проставлення цього реквізиту в банківській виписці надалі.
Якщо офіційне погодження було затверджено за іншими параметрами, у цьому вікні можна змінити частину аналітичних показників (джерело фінансування і КПКВ, КЕКВ, код видатків, бюджетну підпрограму і рахунок обліку).
У наступному вікні, що відкриється, відмітьте галочками ті об'єкти необоротних активів (НА), які необхідно відразу ввести в експлуатацію.
Якщо таких активів немає, не ставте жодних відміток і просто натисніть кнопку «Прийняти».
В результаті для активів, які вводяться в експлуатацію відразу, програма автоматично створить прибуткову накладну з типом надходження 2-НА вв.в експ або НА+ТМЦ з одним КЕКВ. А для активів, які зараховуються на облік без одночасного введення в експлуатацію, буде створено документ із типом надходження 1-НА або НА+ТМЦ з одним КЕКВ.

Варіант 2. Якщо за рахунком 021 відбувалися внутрішні переміщення
Цей алгоритм застосовується, якщо з моменту первинного оприбуткування майна на позабаланс його було передано іншій матеріально відповідальній особі (МВО) або переміщено між підрозділами.
Перейдіть до журналу документів «переміщення/списання». Створіть новий документ із видом операції «Списання», внесіть до нього перелік потрібних активів, які необхідно перенести на баланс на підставі довідки в натуральній формі, та проведіть його. По даному проведеному документу натисніть правою кнопкою миші. У контекстному меню, що з’явилося, оберіть підпункт «Створити прибуткові накладні».

Наступна послідовність дій описана у першому варіанті.

Цей алгоритм застосовується у двох випадках:

1. Коригування натуральної форми: Коли ви редагуєте довідку про надходження в натуральній формі, яка вже прийнята органами Казначейства (тобто оформлюєте довідку про зміни до кошторису зі знаками «−»).
2. Повернення від контрагента: Коли контрагент повернув кошти за раніше оплачені товари або послуги, або коли майно повертаєте самому контрагенту.
   

⚠️ Важливий підготовчий етап (перевірка руху активів)
Перед початком процедури обов'язково переконайтеся, що за майном, яке було поставлено на баланс із помилкою (невідповідність КЕКВ, КПКВК тощо) або яке підлягає поверненню, не було здійснено жодних подальших операцій у системі (введення в експлуатацію, внутрішнє переміщення, списання тощо).

Покроковий алгоритм дій у програмі:
Перейдіть до журналу «Прибуткові накладні» ➡️ Знайдіть та виділіть курсором саме ту прибуткову накладну, яка містить помилкові дані або за якою здійснюється повернення ➡️ Натисніть праву кнопку миші на документі ➡️ У контекстному меню, що відкрилося, оберіть: «Введення на підставі» ➡️ «Прибуткова накладна»
Система автоматично створить нову прибуткову накладну з позначкою «Повернення», яка за замовчуванням формує бухгалтерські проводки методом «сторно».
У створеному документі-поверненні вкажіть актуальну дату операції (наприклад, дату затвердження нової казначейської довідки про зміни до кошторису або дату фактичного повернення коштів/майна).
За потреби ви можете редагувати табличну частину створеного документа «Повернення». Якщо поверненню або коригуванню підлягає не весь перелік товарів чи послуг із первинного документа, відкрийте табличну частину та видаліть або змініть рядки так, щоб у накладній залишилося виключно те майно, яке фактично повертається або за яким вносяться зміни до казначейської довідки.

Подальші дії (за потреби): Створіть нову стандартну прибуткову накладну та внесіть до неї правильні аналітичні й фінансові показники.

Якщо в одній накладній потрібно зазначити однакові основні засоби, тобто 10 чи 11 класу в плані рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі №1219, і вони будуть обліковуватися на одному складі, чи на одній матеріальній особі, тоді :
У табличній частині документа додайте одну базову позицію (оберіть потрібну номенклатуру та заповніть основні реквізити).
Натисніть на цей рядок правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню пункт «Додати по шаблону n…рядків». У діалоговому вікні, що з'явиться, вкажіть кількість додаткових позицій, яку необхідно створити. Система автоматично згенерує відповідну кількість нових карток та присвоїть їм унікальні інвентарні номери, якщо обрано номенклатурну картку для 11 рахунку, усе майно буде обліковуватися на одній картці.
Також система дозволяє масово імпортувати заводські номери з Excel.

Підготовка Excel-файлу для імпорту заводських номерів:

1. Створіть звичайний файл Excel.
2. У перший стовпчик (А) послідовно введіть усі необхідні заводські номери (один номер на рядок).
3. У другий стовпчик (В) за потреби вкажіть рік випуску об'єкта. Ці дані система автоматично перенесе та запише в інвентарну картку.

При оприбуткуванні основних засобів (ОЗ) та інших необоротних матеріальних активів (ІНМА), які надійшли від іншої установи вже із нарахованим зносом, необхідно правильно відобразити суми накопиченої амортизації для коректного подальшого обліку.:

⚠️ Важливе правило заповнення полів зносу:
Незалежно від того, яка саме амортизація відображається (нарахована власноруч чи отримана як поточний знос поточного року), поле «Сума зносу» заповнюється обов'язково.
Усі інші аналогічні поля (наприклад, «В т.ч. нарахований знос», «В т.ч. отриманий знос поточний») є деталізуючими («в тому числі») — вони розшифровують суму, вказану в головному полі, та заповнюються лише за наявності відповідних показників у первинних документах.
🛠️ Що робити, якщо поля для введення зносу неактивні (заблоковані)
За потреби внести або відкоригувати суми зносу, якщо відповідні поля відображаються сірим кольором і заблоковані для введення, виконайте такі дії: 1. Клацніть правою кнопкою миші у цьому вікні на сірому поля.
2. У контекстному меню, що відкриється, оберіть команду «Встановити знос».
3. Після цього всі поля для введення амортизації стануть активними та доступними для редагування.

Перед налаштуванням шаблонів важливо враховувати методологію обліку:
На 10 класах рахунку “Основні засоби” використовуємо виключно інвентарний номер. Діє суворе правило: один об'єкт = один унікальний інвентарний номер! Навіть для абсолютно однакових об'єктів (наприклад, три однакові комп'ютери) програма згенерує три різні інвентарні картки та три окремі номери.
Для 11 класу “Інші необоротні матеріальні активи” можете застосовувати, як інвентарний, так і номенклатурний номер.

• Інвентарний номер — пооб'єктний облік (один предмет — одна картка).
• Номенклатурний номер — груповий облік. Це дозволяє обліковувати декілька штук однакових ІНМА на одному спільному номері та в одній картці.

!!! Щоб програма почала автоматично пропонувати та генерувати номери згідно з вашою обліковою політикою, необхідно одноразово задати шаблони в системних налаштуваннях. У головному меню програми перейдіть за шляхом: Сервіс ➔ Константи. (Список констант, який відкривається, буде короткий, знайдіть у правому нижньому кутку вікна галочку «Актуальні» та зніміть її (V). Після цього відобразяться всі приховані системні параметри.)➔ Знайдіть у списку дві необхідні стрічки: НА: Шаблон інв/номнру ІНМА (для 11 класу) та НА: Шаблон інв/номнру ОЗ (для 10 класу) ➔ Двічі клікніть лівою кнопкою миші по черзі на кожну з цих стрічок, щоб відкрити вікно вибору структури номера.
У вікні вибору ви побачите комбінацію символів та скорочень. Структура номера формується з таких частин:

• СчУч — це номер субрахунку, взятий безпосередньо з чинного Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі (наприклад: 1014, 1113).
• Гр1 — номер підгрупи необоротного активу.
• ПорN4 (або інша цифра в кінці) — кількість знаків, яка виділяється під порядковий номер об'єкта. Цифра вказує на розрядність (наприклад, 4 означає, що порядкова частина матиме вигляд 0001, 0002 і так далі).

Приклад згенерованого номера: Якщо обрано шаблон, що містить усі компоненти, то для субрахунку 1014, групи 8 та порядкового номера 1 система автоматично згенерує інвентарний номер: 101480001.

Амортизація на рахунки 11-го класу (Інші необоротні матеріальні активи), окрім рахунку 1116 (Необоротні матеріальні активи спеціального призначення) нараховується за методом 50% на 50%. Перші 50% первісної вартості нараховуються автоматично у місяці введення об'єкта в експлуатацію, решта 50% вартості нараховуються у місяці його вибуття (списання, ліквідації) з обліку.

Нарахування амортизації на 10-тий клас рахунків (Основні засоби) і рахунок 1116 (Необоротні матеріальні активи спеціального призначення) здійснюється прямолінійним методом протягом усього строку корисного використання (експлуатації) об'єкта. Нарахування розпочинається з місяця, наступного за місяцем, у якому об'єкт став придатним для використання та був введений в експлуатацію. Періодичність визначається розпорядчим документом про облікову політику установи: щокварталу або раз на рік на дату балансу, а також обов'язково — у місяці вибуття об'єкта.
В меню ТМЦ та НА вибрати підпункт меню Нарахування амортизації ОЗ додати новий елемент. У вікні НА:Нарахування зносу в стрічці “Дата документа” вказуєте останній день року або кварталу(якщо нарахування амортизації відбувається раз у квартал), “Початок/Кінець періоду” буде повний рік, або межі відповідного кварталу. Якщо знос потрібно нарахувати по відповідній службі то вказуємо її у рядку “Служба”, обираємо меморіальний ордер, в якому буде відображатися нарахування амортизації по основним засобам (зазвичай це МО№17), далі в правому верхньому кутку натискаємо Меню і обираємо Нарахування зносу. Нараховуємо знос окремо по 10-тим рахункам і 1116, якщо потрібно нарахувати амортизацію по кожному рахунку окремо, то вказуємо конкретний рахунок. В цьому випадку амортизація нараховується автоматично згідно норми зносу по об'єктно.

При необхідності нарахувати свою суму зносу на ОЗ:
в шапці документу після зазначення меморіального ордеру проставляєте галочку Ручний та додаєте по об'єктно необхідні суми.

При необхідності у введені майна по категоріям, заводському номері, серії тощо потрібно на рахунках активів у “Плані рахунків” додати додаткову характеристику.

Зайти у програму під ім'ям “АДМІНІСТРАТОР”

“Сервіс” –> “План рахунків” –> стати на необхідний рахунок (наприклад на 1515) –> редагувати –> на сірому фоні права кнопка миші “Встановити субконто” і у рядку “Додаткова характеристика” проставити галочки на потрібних характеристиках.

• Вид документу 1-Переміщення
  1. Внутрішнє переміщення (для ВЧ навіть між своїми частинами, які на забезпеченні)
• Вид документу 2-Списання
  1. У випадку списання на власні потреби, заповнюємо обов'язкові поля, поле Отримувач не заповнюємо
  2. У випадку передачі на інших (не свої підприємства, інші ВЧ), обов'язково вказуємо поле Отримувач
• Вид документу 3-Введення в експлуатацію
  1. Для раніше не введених об'єктів

Таблична частина (ТЧ) - Додати новий елемент :

• відкривається додаткове вікно Підбір, в якому навпроти потрібних об'єктів вказуємо кількість для списання/переміщення

При виявленні помилки в бухгалтерських обліку за попередній звітний період (подвійне заведення одного і того самого документу) необхідно знайти “не вірний” документ, в якому допущена невідповідність, виділити його і натиснути праву кнопку миші –> в додатковому меню вибрати . Завдяки цій дії буде створено операцію, в якій буде сторновано все по вибраному документу, при необхідності можна корегувати суми. З створеної операції є змого роздрукувати бухгалтерську довідку.