Дані довідки заповнюються відповідно даним із зведених форм бюджетної звітності 4-1д (спеціальний фонд), 4-2д (безоплатно отримані), 4-4д (субвенція) та форми 2д(загальний фонд) разом з операціями по внутрівідомчої передачі запасів (ЦП ЦЗМОУ та ЦП).

Усі показники заповнюються відповідно з розбивкою по КЕКВ.

Колонка 2 - Фактичні видатки - формується після закриття звітного періоду за кореспонденцією рахунків ДТ 5511 - КТ 8… (по субрахунку 8411 формуємо лише КЕКВ2250).
Колонка 3,4 - Запаси - формуються дані по рахунках ДТ 15…, 18… на початок року та на звітну дату.
Колонка 5,6 - Дебіторська заборгованість за видатками - формуються дані по рахунках ДТ 21.. окрім 2115/ПГЗ.
Колонка 7,8 - Дебіторська заборгованість по Додатку 26 - дані по внутрівідомчої передачі запасів, які обліковуються на рахунку ДТ 2711.
Колонка 9,10 - Каса - залишок готівки у національній валюті у касі установи на початок року та на звітну дату (ДТ 2211).
Колонка 11,12 - Кредиторська заборгованість за видатками - формуються дані по рахунках КТ 6… окрім субрахунка 6611, 60.. та 6312/ПГЗ.
Колонка 13,14 - Кредиторська заборгованість по Додатку 26 - дані по внутрівідомчої передачі запасів, які обліковуються на рахунку КТ 6611.
Колонка 15 - Касові видатки - формуються дані з службового забалансового рахунку ДТ КВ.
Колонка 16 - Показники, що вплинули на зміну субрахунку 5512 - обороти за звітний період КТ 5512 мінус ДТ 5512.
Колонка 17 - Інші показники - відображається вилучення цільового фінансування, кореспонденція рахунків ДТ 7511 - КТ 5111, і КТ 5411.

Колонка 15 має дорівнювати